mengelolah organsasi

“Mengelolah Sebuah Organisasi”

Hy Ukhti..., bertemu lagi dengan saya Halimah sekarang ini saya ingin berbagi ke teman-teman semua apa yang saya dapatkan selama kegiatan yang saya ikuti pada tanggal 6-7 Juni 2015. Adapun nama kegiatannya yaitu OMT (Organization Manajemen Training) oleh Himpunan Mahasiswa Ilmu Keperawatan UNHAS. Di OMT kami diajarkan bagaimana memanajemen sebuah organisasi baik dari segi pelaksananya maupun dari segi pengelolaan keuangannya. Nah berikut ini saya akan berbagi ke teman-teman mengenai manajemen kegiatan dan Budgeting.

Manajemen Kegiatan

Wahai Ukhti dalam melakukan kegiatan khususnya dalam dunia organisasi perlu manajemen atau strategi untuk mencapai kegiatan yang terarah dan sesuai dengan tujuan dan kebutuhan organisasi itu sendiri. Nah oleh karena itu perlu adanya tahap-tahap yang harus kita perhatikan antara lain:

1.    Perencanaan

Perencanaan (Planning) adalah tahap awal sebelum melaksanakan sebuah kegiatan. Dalam perencanaan inilah kita membuat sebuah konsep kegiataan yang sesuai dengan kebutuhan organisasi itu sendiri. Dalam perencanaan yang harus diperhatikan adalah:

a.    Visi misi

Visi misi adalah landasan utama dalam bertindak bagi suatu organisasi. Semua kegiatan yang dilakukan harus berpedoman pada tujuan awal kita yaitu terdapat pada visi misi suatu organisasi.

b.    Strategi

Strategi adalah teknik yang digunakan dalam mewujudkan kegiatan. Dengan strategi dapat menentukan keberhasilan suatu kegiatan. Setiap organisasi memiliki jenis kegiatan yang sama namun strategi yang berbeda sehingga muncullah bahwa kegiatan itu sukses atau tidak.

c.    Tujuan

Dalam membuat sebuah perencanaan kegiataan terlebih dahulu kita menentukan apa tujuan kegiatan itu dilakukan? Apa manfaat bagi organisasi itu sendiri? Apakah sesuai dengan kebutuhan organisasi itu (visi misi)? Dan apa manfaatnya bagi masyarakat?

d.   Renstra (Rencana Strategi)

Setelah membuat konsep kegiatan secara umum, menentukan strategi yang ingin ditempuh dan menentukan tujuan kegiatan tersebut. Maka yang harus dilakukan selanjutnya adalah membuat rencana strategi lebih spesifik yaitu ROP dua minggu sebelum kegiatan ROP harus dikumpul kepada SC kegiatan sebagai dasar atau gambaran kegiatan yang akan dilakukan.

e.    Program

Setelah membuat Rencana Strategi maka kita rangkum rencana tersebut menjadi sebuah program kerja yang menjadi fokus utama dalam menjalankan organisasi.

2.   Pengorganisasian

Dalam tahap pengorganisasian yang dibutuhkan adalah SDM (Sumber Daya Manusia) sebagai senjata utama dalam menggerakan suatu kegiatan. Setelah membuat perencanaan kegiatan maka kita membuat atau menyusun kepanitiaan dan pihak-pihak yang turut bertangungjawab terhadap kegiatan tersebut.

3.   Penggerakan

Dalam tahap ini adalah tahap pelaksanaan kegiatan semua divisi yang telah dibentuk membuat rencana yang akan dilaksanakan ke depannya sesuai dengan kewenangan divisi masing-masing. Dalam tahap inilah sering muncul hambatan maka dari itu disinilah dilatih kepemimpinan sesorang apakah dia mampu mengkoordinir anggotanya atau tidak dan disini juga dilatih kedewasaan berfikir seseorang bagaimana dia dalam menghadapi suatu masalah organisasi.

4.   Pembinaan

Ketika masalah atau hambatan yang dihadapinya belum terselesaikan atau panitia tidak mampu menyelesaikan hambatan tersebut maka pihak ketua atau dewan pembimbing atau SC yang telah dibentuk turun tangan atau memberi bimbingan atau pembinaan kepada panitia memberikan strategi dalam menyelesaikan suatu masalah. Oleh karena itu SC yang dibentuk adalah orang-orang yang berpengalaman dalam organisasi tersebut.

5.   Penilaian

Dalam tahap ini adalah tahap evaluasi setelah kegiatan berakhir maka semua panitia membuat forum diskusi yakni meluangkan semua kelebihan dan kekurangan setiap divisi. Kelebihan dari setiap devisi dijadikan contoh untuk kepanitian ke depannya sedangkan kekurangan tiap divisi akan diperbaiki dalam kepanitiaan selanjutnya.

Budgeting

Sebelum kegiatan dilakukan perlu adanya manajemen keuangan atau rincian-rincian keuangan yang dibutuhkan dalam kegiatan tersebut agar keuangan tertata dengan baik tidak kelebihan maupun kekurangan. Keberhasilan dana dalam suatu kegiatan tergantung dari manajemen keuangan yang kita buat. Budget berarti anggaran sedangkan budgeting berarti pengurusan anggaran. Dalam pengurusan anggaran yang harus dibentuk adalah RAB (Rancangan Anggaran Belanja) sebagai dasar pedoman dalam memanajemen keuangan dalam suatu organisasi.

Proses utama dalam budgeting yaitu antara lain:

1.    Proker hasil rapat koordinasi

Program kerja yang merupakan hasil rapat koordinasi yang menjadi fokus utama dalam kepanitiaan

2.   Identifikasi

Mengidentifikasi atau menentukan apa yang dibutuhkan dalam kegiatan tersebut

3.   Rincian Anggaran

Membuat rincian anggaran yang dibutuhkan dalam kegiatan tersebut sesuai dengan kebutuhan organisasi.

4.   Penyusunan draft anggaran

Setelah membuat rincian anggaran yang dibutuhkan maka kita membuat penyusunan draft anggaran yang berisi data-data atau list-list anggaran yang dibutuhkan selama kegiatan  

5.   Evaluasi Anggaran 

Setelah itu kita evaluasi kembali anggaran yang telah dibuat dalam bentuk draft anggaran dan mengoreksi atau merevisi kembali apa masih ada yang ingin ditambahkan atau dikurangi.